RSS

Erfaringer og refleksjoner rundt intern rekrutteringsprosess

20 Feb

Avdelingen jeg jobber i er under omstilling, noe som gjør det til et spennende og interessant sted å arbeide. Arbeidsinnhold, roller, ansvar, myndighet, prosesser og kompetansebehov diskuteres og defineres. Prosesser beskrives og implementeres. Gamle arbeidsprosesser avvikles og nye implementeres, ikke alltid i takt. Kommunikasjonsbehovet er enormt, i det ene øyeblikket er man kjempeengasjert, i det andre er man superfrustrert. Monty Pythons Silly Olympics, “100 yards for people with no sense of direction” er et godt bilde på hvordan vi til tider opplever situasjonen, se  http://www.youtube.com/watch?v=dmyz_f8Sx14.

Omstillingsprosessen har ført til at de aller fleste av oss har fått endret  arbeidsinnhold, nye roller, ansvar og myndighet. Noen har fått roller utenfor avdelingen og noen har valgt å slutte. Kompetansebehovet i avdelingen har endret seg, og i tillegg er det noen store prosjekter vi må engasjere oss i. Vi trenger mer og ikke minst riktig arbeidskraft. Vi må delvis rekruttere nytt personell for å løse disse utfordringene.

Jeg har vært med i rekrutteringsprosesser mange ganger. Refleksjoner rundt når man skal bruke rekrutteringsbyrå og når man skal kjøre denne prosessen selv er også interessant, men det jeg ønsker å drøfte denne gangen, er “gjør det selv” varianten, da det er den vi benytter oftest.

Kort og veldig overordnet kan rekrutteringsprosessen hos oss beskrives som følger:

  • Ide og behovsanalyse utføres i avdelingen for å definere kompetansekrav.
  • Annonsetekst og annonsering ledes og utføres av HR i samarbeid med avdelingen. Overtallige søkere og ferdig attført søkere vurderes.
  • HR samler opp og distribuerer søkerliste til avdelingen.
  • Avdelingen behandler søknadene, involverer tillitsvalgte og kaller inn til intervju og intervjuer.
  • Avdelingen vurderer kvalifikasjoner sammen med HR og tillitsvalgte, sjekker referanser og utarbeider innstilling. Innstilling må inneholde vurdering av likestillings- og diskrimineringsaspektet.
  • Innstilling sendes til HR som får den signert av etatsdirektør. HR sender den signerte innstilling til tillitsvalgte for uttalelse.
  • Når alle instanser har godkjent innstillingen utarbeider administrasjonsavdelingen tilbudsbrev med kontrakt til den innstilte og alle involverte blir informert om dette.

Hvorfor vil jeg se nærmere på denne prosessen? Jo, fordi jeg synes den er ekstremt viktig, både for oss som skal ansette og for den vi ansetter, og fordi den i dag løses unødvendig tids- og ressurs-krevende.

Det er flere aktiviteter i denne prosessen som kan forbedres. Med dagens system kan vi blant annet ikke selv følge med hvem og hvor mange som har søkt før søknadsfristen er ute til tross for at søkere søker elektronisk. HR skriver ut og gir oss søknadene på papir, evt skanner vi dem inn og får dem på mail. Vi må deretter lage vårt eget system (vi taster søkerdata manuelt inn i excel) for å få strukturert opp søkermassen. Søker kan ikke legge ved cv når de søker elektronisk, så eventuelle cv’er får vi på egen mail. Når man f.eks har 8 stillinger samtidig annonsert  og får et sted mellom 10 og 30 søkere per stilling, sier det seg selv at dette blir tidkrevende og tungvint.

HR  jobber med denne prosessen og er i ferd med å innføre webcruiter, en nettbasert rekrutteringsløsning, som skal hjelpe oss til å effektivisere og kvalitetssikre rekrutteringsprosessen.  HR fortalte at de var godt fornøyd med det de hadde sett av funksjonalitet i webcruiter, men at utfordringen ligger i å tilpasse, beskrive og implementere den nye prosessen til oss. (ten points :))

Så, i stedet for å reflektere mer på noe som HR har under arbeid, vil jeg heller  reflektere på hvordan vi kan informere, kommunisere og samhandle lettere i rekrutteringsprosessen og hvordan elementer i denne prosessen kan bli bedre.

1)      Bedre verktøystøtte ved markedsføring av stillinger internt

For å markedsføre ledige stillinger, og på den måten nå ut til et større publikum internt og eksternt (jungeltelegrafen er effektiv), må vi ta mer i bruk interne og eksterne digitale medier.
Som et eksempel for å synliggjøre og få opp interessen for ledige stillinger internt, kan vi f.eks. bruke Yammer, som er tilgjengelig i organisasjonen vår. Yammer er en såkalt ”mikrobloggingstjeneste”, et verktøy for samarbeid, kunnskapsdeling og relasjonsbygging. Yammer er generelt lite brukt hos oss, og det må vi gjøre noe med. Kjetil Bjørnsrud, kommunikasjonsrådgiver ved Bystyrets sekretariat i Oslo kommune har skrevet et blogginnlegg rundt hvordan man kan innføre yammer “uten jammer”: http://iprthingsdarling.wordpress.com/2009/10/27/hvordan-innf%C3%B8re-yammer-i-en-kommunal-virksomhet-uten-jammer/ .
Jeg tror at fokus fra ledelsen og konkrete tiltak er viktige virkemidler for å få oss mer med på “bloggebølgen”. En av lederne hos oss fortalte meg at han i et avdelingsmøte har planlagt opplæring i bruk av yammer der alle må “tvangslese – og blogge” under møtet. Godt initiativ.
I tillegg til intern blogging, er selvfølgelig medier som facebook og linkedin viktige arenaer for å markedsføre ledige stillinger.

2)      Forenklet kommunikasjon internt ifm ansettelsesprosessen (og andre)

Generelt i rekrutteringsprosessen er det mye “ansikt til ansikt kommunikasjon” og mailutveksling mellom oss og spesielt HR avdeling. Vi må f.eks. sørge for at prosessen gjøres ihht til lover og regler. HR kan dette, og vi som ikke ansetter så ofte er avhengig av tverrfaglig samarbeid for å få et godt resultat. Samarbeidet mellom avdelingen og HR er meget godt, men tidkrevende. Hvis vi lurer på noe, løper vi ned en etasje for å snakke med HR eller så sender vi en mail eller avtaler et møte. Ofte trenger vi bare noen korte avklaringer , og da hadde det vært veldig tidsbesparende  med en kjapp utveksling via chat. Chat er i veldig liten grad tatt i bruk hos oss. Riktig bruk av chatting vil gi stor effekt ift raskere, enklere og ikke minst bredere “kort avsjekk” kommunikasjon både i denne prosessen og generelt i organisasjonen.

3)      Etablering av en kompetansebase for ansatte

Organisasjonen jeg jobber i er stor, over 40.000 ansatte. Her er det mye kompetanse og mange muligheter for arbeidstaker og arbeidsgiver. Et litt større løp er å bygge opp og vedlikeholde en kompetansebase over ansatte til bruk både i  (intern) og generell kompetansekartlegging sett opp mot organisasjonens totale kompetansebehov. Strukturert registrering av utdannelse og erfaring slik at det er lett å finne aktuelle kandidater internt til en stilling er en selvfølge. I tillegg kan den enkelte selv på en strukturert  måte registrere kompetanseområder, erfaring og eventuelle karriereønsker. For at dette skal fungere i praksis, må basen oppdateres av den enkelte og den må brukes aktivt av arbeidsgiver. En måte å få til dette på, er at man i medarbeideravtalen har en KPI som sier at man skal oppdatere kompetansedatabasen minst en gang i året, og oftere hvis det er endringer. Dette følges opp ved den årlige medarbeidersamtalen.  I rekrutteringsprosessen må man innføre at man skal søke i ansattdatabasen når man lyser ut en stilling, samt måling på hvor mange som ansettes via ansattbasen. Denne målingen publiseres så på intranett.

Det er selvfølgelig  mye mer å reflektere rundt bruk av blogging, chatting og andre digitale medier enn det jeg har vært innom nå, både i rekrutteringsprosessen og ikke minst generelt. Bruk av digitale medier er en modningsprosess, og veldig enkelt og banalt kan vi si at dess mer vi bruker det, dess mer får vi prøvd ut hvor det gir effekt. Det som ikke fungerer, dør ut av seg selv. Det som virker, bruker man. På veien får man nyttig kunnskap og muligheter for å korrigere og forbedre. Men, selvfølgelig, litt styring må det være, og det kan være smart å bygge erfaringer rundt utvalgte områder.

Advertisements
 
6 kommentarer

Skrevet av den februar 20, 2012 i Uncategorized

 

6 Svar til “Erfaringer og refleksjoner rundt intern rekrutteringsprosess

  1. Terje D. Sætervik

    februar 22, 2012 at 6:17 pm

    Interessante tanker, Tone.

    Mange som søker jobb har lært seg at det lønner seg å ringe til lederen som skal innkalle og innstille. Slik trer de frem fra bunken. Kjenner du til om arbeidsgivere som bruker sosiale medier for å være tilgjengelig i nye kanaler, får kontakt?

     
  2. Guro Hildre

    februar 24, 2012 at 7:05 pm

    Hei Tone, så flott at du har opprettet blogg – likte innlegget ditt. Vil gjerne høre mer med deg om dette. Guro

     
  3. Jon Kvisli

    februar 28, 2012 at 9:52 am

    Her var det mange ting å kjenne seg igjen i for meg som også jobber i offentlig sektor nå. Denne sektoren har sine egne utfordringer rundt rekruttering, som jeg kunne ha sagt mye om. 🙂 Det høres ut som om deres bruk av digitale verktøy er omtrent på samme nivå som her.

    Som du tror jeg det kan være mye å hente på chat- og videoverktøy for å gjøre korte avklaringer med kollegaer i andre deler av organisasjonen. I dag er det telefon og e-post som råder internt hos oss også. mange har allerede utstyret og programvaren som skal til for å kommunisere digitalt. Det som mangler hos oss er felles verktøy for lett å få tak i andre og se om andre er tilstede, dvs. systemer med presence-informasjon.

    Statens kartverk bruker webcriuter. Kanskje kan HR-avdelingen deres får noen tips til innføringsprosess fra dem? 😉

    Jon

     
  4. ostanum

    februar 28, 2012 at 12:11 pm

    Veldig interessant innlegg! Tror det er et område de fleste store organisasjoner bruker mye ressurser. Ser for meg at det som er lettest å gjøre noe med er kommunikasjon. Mye tid som kan spares med smart kommunikasjon, både i forhold til dokumentflyt og samtaler. Vet ikke om verktøy som Box.net er et alternativ for dokumenter? Er vel uansett sånn at slike verktøy må godkjennes.

     
  5. Liv Stien Ulvmoen

    mars 1, 2012 at 1:14 pm

    Så spennende innlegg fra en kollega!

    Jeg følger deg på alle dine tanker og kan glede deg med at HR-prosjektet som jeg er en del av for tiden bl.a. arbeider med å implementere nye verktøy for elektronisk støtte til prosessene rundt rekruttering og styring av ressurser og kompetanse.

    Noe av dette er frivillig for virksomhetene å ta i bruk, men de aller, aller fleste ser de samme behovene som deg og blir med på innføringen i 2012. Deriblant din egen etat 🙂

    Det blir spennende å høre dine erfaringer med nye arbeidsprosesser og verktøy etter hvert som du får erfaringer med bruk av dem!

     
    • tonetraa

      mars 1, 2012 at 6:47 pm

      Takk for tilbakemelding:)
      Jeg var på HR kurs i forgårs, og fikk se mye av det HR-prosjektet har drevet med. Jeg ble imponert over det som er gjort til nå.
      Ser virkelig fram til fortsettelesen, dere i HR-prosjektet har lagt et godt grunnlag.

       

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

 
%d bloggers like this: